I benefici di efficienza e sostenibilità derivanti dall'adozione dei documenti elettronici sono ormai ampiamente riconosciuti e solidamente confermati. Ma l’uso del supporto elettronico e la sua amplia diffusione non ha risolto del tutto le problematiche, che, nonostante tutto, ancora perversano sulla loro gestione.

La mancanza di una struttura di archiviazione ben pianificata e condivisa per i documenti elettronici, che garantisca una ricerca rapida ed efficace e un accesso controllato tramite permessi specifici, rappresenta una carenza comune in molte aziende dove tali funzionalità non sono ancora adeguatamente definite.

Esistono però soluzioni software semplici e flessibili che offrono notevoli opportunità di miglioramento nella gestione dei documenti elettronici, ottimizzando sia l'archiviazione che, in particolare, l'accesso ai documenti. Nonché la possibilità di interpretare, e quindi meglio catalogare e ricercare, le immagini delle scansioni dei documenti cartacei, tramite la funzione di interpretazione del testo.

Paperless di Digital Office è uno strumento basato su Paperless-ntx, un software open source completamente gratuito, che supera le limitazioni di una semplice cartella condivisa o di un servizio di condivisione file online, offrendo funzionalità avanzate non altrimenti disponibili.