Die Vorteile in Bezug auf Effizienz und Nachhaltigkeit, die sich aus der Einführung elektronischer Dokumente ergeben, sind weitgehend anerkannt und fest etabliert. Jedoch haben die Nutzung elektronischer Medien und ihre weit verbreitete Verwendung die Probleme, die trotz allem weiterhin bei ihrer Verwaltung bestehen, nicht vollständig gelöst.

Das Fehlen einer gut geplanten und gemeinsam genutzten Speicherstruktur für elektronische Dokumente, die eine schnelle und effektive Suche sowie einen kontrollierten Zugang durch spezifische Berechtigungen gewährleistet, stellt ein häufiges Manko in vielen Unternehmen dar, in denen solche Funktionen noch nicht adäquat definiert sind.

Es gibt jedoch einfache und flexible Softwarelösungen, die erhebliche Verbesserungsmöglichkeiten bei der Verwaltung elektronischer Dokumente bieten, sowohl in Bezug auf die Speicherung als auch insbesondere auf den Zugang zu den Dokumenten. Sie ermöglichen auch das Interpretieren und somit bessere Katalogisieren und Suchen von Bildern gescannter Papierdokumente durch die Texterkennungsfunktion.

Paperless von Digital Office ist ein Tool, das auf Paperless-ntx basiert, einer vollständig kostenlosen Open-Source-Software, die die Einschränkungen eines einfachen gemeinsamen Ordners oder eines Online-Dateifreigabedienstes überwindet und erweiterte Funktionen bietet, die sonst nicht verfügbar wären.